今やビジネスシーンにおいて、英語でメールを書かなければならない場面は少なくありません。
少し前までは、DeepL などの翻訳ソフトやGoogle翻訳を使い、日本語を一文ずつ英語に訳しながら作成していた方も多いでしょう。。
そして最近は生成AIの普及により、日本語で書いた文章を英語化し、そのまま送信するケースも見られるようになりました。
一方で、その手軽さの裏には、文体のズレや意図の誤解といった落とし穴もあります。
日本語と英語では文の構造や発想が大きく異なるため、日本語の感覚のままAIに翻訳させると、相手から見て不自然な英文になってしまったり、意図とは異なる意味に受け取られることがあるからです。
そこで本記事では、イギリスの大学院で経営学修士号（MBA）を取得し、アメリカ企業でのインターンシップを経験した筆者が、AIを使って英語のビジネスメールを作成する方法をステップ形式で解説します。
英語が苦手な方でも、手順に沿って進めれば、実務で安心して使える英文メールが書けるようになるはずです。
後半では、目的別のメール例も紹介しています。
あなたの状況に近い例文を参考にしながら、ぜひAIを活用した英文メール作成に挑戦してみてください。
AIを使って英語のビジネスメールを書く5つのステップ
ここでは、AIを使って英語のビジネスメールを書く方法を、5つのステップで紹介します。
相手との関係性や状況をふまえることで、信頼関係を損なわない英語メールを作成できるようになります。
ステップ1. メールで伝えたい内容を日本語で整理する
英語のビジネスメールを作成する時、いきなり本文をAIに書かせてはいけません。
まずは、英語にする前の段階として、次の3つの要点を日本語で整理しましょう。
- 何のためのメールか（依頼／確認／謝罪など）
- 相手は誰か（社外／社内／上司／取引先）
- 相手にしてほしい行動は何か
要点を箇条書きで明確にするだけで十分です。
たとえば、次回の打ち合わせについて連絡する場合は、次のようにメモしておきます。
- 次回の打ち合わせの日程変更のお願い
- 取引先の担当者（Mr. Brown）
- こちらが提示した候補日から、都合の良い日を選んで返信してほしい
このように要点をはっきりさせておくことで、AIに伝える指示がブレにくくなり、意図に近い英文が生成されやすくなります。
ステップ2. 日本語で簡潔な文章にまとめる
要点が明らかになったら、土台となる日本語の文を作ります。
この段階では次の3点を意識し、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。
- 一文一義
- 接続詞を使わない
- 1つの文を短くする
日本語の文章が長く複雑になると、AIは文の主旨を取り違えたり、不要な情報を補ったりしやすくなります。
たとえば、次回の打ち合わせの日程変更のお願いをする場合は、次のような日本語文を用意します。
| 次回の打ち合わせの日程を変更したいです。 次の候補日から、都合の良い日を選んで返信してください。 ・3/13 (9:00~15:00) ・3/15 (9:00~15:00) ・3/16 (9:00~15:00) |
このように、伝えたい内容を短い文に分けて整理しておくことで、AIは意図を正確に読み取りやすくなります。
ステップ3. AIに条件を明示して英語化を指示する
ステップ2で作成した日本語文をそのまま「翻訳して」と指示するだけでは、文体や距離感がずれやすくなります。
ビジネスメールでも、初めての取引先なのか、継続的にやり取りしている相手なのかといった関係性によって、適切な文体は変わります。
そのため、AIに文体や表現を正しく判断させるために、次の条件を明示しましょう。
- 相手との関係性（初取引／継続取引／社内など）
- 求める文体・トーン（フォーマル／丁寧だが堅すぎない／カジュアルなど）
- メールの目的（依頼・確認・謝罪など）
たとえば、ステップ2で作成した日本語文を使って指示する時は、次のように指示します。
日本語プロンプト
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 次回の打ち合わせの日程を変更したいです。 次の候補日から、都合の良い日を選んで返信してください。 ・3/13（9:00〜15:00） ・3/15（9:00〜15:00） ・3/16（9:00〜15:00） 相手：海外の取引先で、継続的にやり取りしているMr. Brown 文体：丁寧だが堅すぎない 目的：日程変更の依頼 |
条件を明示することで、AIは「誰に・どんな距離感で・何を伝えるメールか」を正しく理解し、実務で使いやすい英文を生成しやすくなります。
ステップ4. 生成された英文をビジネス視点でチェックする
AIで英文を作成したら、そのまま送る前に必ず、「ビジネス上、適切か」という視点で確認しましょう。
- 一部の日本語文が訳されていない
- 不自然に丁寧すぎて、よそよそしい印象になる
- 日本語にはなかった前提条件が補われている
- 「相手に一番伝えたいポイント」が目立たなくなっている
以下は、ステップ3で作成した日本語の指示文をもとに、ChatGPTで生成したメール文です。
| Subject: Request to Reschedule Our Next Meeting |
|---|
| Dear Mr. Brown, I would like to ask if we could reschedule our next meeting. Please let me know which of the following dates and times works best for you. – March 13 (9:00 a.m.–3:00 p.m.) – March 15 (9:00 a.m.–3:00 p.m.) – March 16 (9:00 a.m.–3:00 p.m.) I look forward to hearing from you. Best regards, Yuki Tanaka |
この英文をチェックしてみると、日程変更をお願いしている立場であることへの配慮が十分に表現されていません。
次のステップ5ではこの点を補い、相手に配慮が自然に伝わる英文へと調整していきましょう。
件名：次回ミーティングの日程変更のお願い
Brown 様
次回のミーティングについて、日程を変更させていただけないかご相談させてください。
以下の候補日時の中で、ご都合のよいものがありましたらお知らせいただけますと幸いです。
3月13日（9:00～15:00）
3月15日（9:00～15:00）
3月16日（9:00～15:00）
ご連絡をお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
田中ユキ
ステップ5. 意図に合う形に微調整して送信する
最後は、ステップ4で見つけた課題をもとに英文を微調整しましょう。
たとえば今回は「こちらの都合で日程変更をお願いしている」という点に対する配慮が弱かったため、AIに次のような指示を出します。
- 重くなりすぎない範囲で、お詫びの気持ちが伝わる一言を添えてください。
すると、文末は以下のように調整されます。
生成された文章（例）
- Thank you very much for your flexibility, and I apologize for any inconvenience this may cause.
この一文を最後に加えるだけで、相手への配慮が自然に伝わるメールになります。
最終的な判断をするのは人間であり、AIは英語を書くための道具にすぎません。
相手との信頼関係を築くためにも、自分の意図が正しく伝わっているかを確認する工程を欠かさないようにしましょう。
AIで作った英文を何度も日本語と英語で行き来させる「往復翻訳」は、意図やニュアンスが崩れやすくなります。違和感があれば無理に修正を重ねるのではなく、ステップ1からやり直すのも1つの方法です。
【目的別】英語でのビジネスメール例10選
この章では前章で紹介した5つのステップをふまえて、実際のビジネスシーンを想定したメール例を紹介します。
あなたの目的に近い例文を参考にしながら、自分の状況に合わせた日本語プロンプトを作り、AIで英文を生成してみてください。
1. スケジュール調整をしたい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 初めての打ち合わせの日程を決めたいです。 次の候補日から、都合の良い日時を返信してください。 ・10/2（9:00〜15:00） ・10/4（9:00〜15:00） ・10/7（9:00〜15:00） 相手：新規取引先のMs.Johnson（初対面） 文体：フォーマル 目的：日程調整の依頼 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Scheduling Our Initial Meeting |
|---|
| Dear Ms. Johnson, I would like to schedule our initial meeting. Please let me know which of the following dates and times works best for you. – October 2 (9:00 a.m.–3:00 p.m.) – October 4 (9:00 a.m.–3:00 p.m.) – October 7 (9:00 a.m.–3:00 p.m.) I look forward to meeting with you and exploring how we might work together. Sincerely, Yuki Tanaka Project Manager Japan Guide Connect |
初対面の相手とのメールを送る時は、次の点に注意しましょう。
- 目的（今回は日程調整）が一目で伝わるシンプルな構成にする
- 丁寧で落ち着いた表現を心がける
結びの言葉は、初対面やフォーマルな場面に適した “Sincerely,” を使うのが基本です。
差出人情報には、名前の下に「役職名 → 会社名 → 連絡先」の順で記載し、相手が安心して返信できるよう配慮しましょう。
件名：初回打ち合わせの日程調整のお願い
Johnson様
初回の打ち合わせの日程を決めたく、ご連絡いたしました。以下の日程の中で、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・10月2日（9:00〜15:00）
・10月4日（9:00〜15:00）
・10月7日（9:00〜15:00）
お会いできることを楽しみにしており、今後どのようにご一緒できるかをお話しできればと思っております。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー（役職）
ジャパンコネクト（会社名）
2. 納期について確認したい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 納期の進捗について確認したいです。 現在の状況と、5/20の予定どおり納品できそうかを教えてください。 相手：取引先のMr. Brown（継続的にやり取りしている） 文体：丁寧だが堅すぎない 目的：納期状況の確認 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Follow-up on Delivery Schedule |
|---|
| Dear Mr. Brown, I am writing to check on the current status of the delivery schedule. Could you please let me know whether everything is on track for the planned delivery on May 20? Thank you for your support, and I look forward to your update. Best regards, Yuki Tanaka Project Manager |
英文の場合、日本語よりも表現が直接的に伝わりやすいため、次の注意が必要です。
- 命令形を避け「こちらが確認している」という形で伝える
- 日付は「約束」ではなく「予定（planned）」として表現する
- 日本語で使いがちな謝罪表現は控え、配慮はシンプルに添える
日本語の「お忙しいところ恐れ入りますが…」などのクッション言葉を使うと、英文では不自然な謝罪表現として受け取られることがあります。
”Thank you for your support.”などのシンプルな配慮表現を添えて、用件を明確に伝えましょう。
件名：納期についての進捗確認
Brown様
納期の進捗状況について確認させてください。現在の状況と、予定どおり5月20日に納品できそうかどうかを教えていただけますでしょうか。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー
3. 請求書を送ってもらいたい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 7/10（金）までに先月分の請求書を送ってほしいです。 PDF形式でメールに添付して送ってください。 相手：海外の取引先のMs. Smith（継続的にやり取りしている） 文体：丁寧だが簡潔 目的：請求書の送付依頼 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Request for Invoice for Last Month |
|---|
| Dear Ms. Smith, I am writing to request the invoice for last month. Could you please send it to me as a PDF attachment by email by Friday, July 10? Thank you very much for your assistance. Best regards, Yuki Tanaka Accounts Payable Manager |
送付期限を伝える際は、“Could you please ～ by …” を使うと、命令的にならず丁寧に伝えられます。
また、こうした事務連絡でも、結びの言葉は“Best regards,” が適しています。
Smith様
先月分の請求書をお送りいただけますでしょうか。恐れ入りますが、7月10日（金）までに、PDF形式でメールに添付してお送りください。
どうぞよろしくお願いいたします。
田中ユキ
経理（支払担当）マネージャー
4. 見積もりについて質問したい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 9/2にいただいた見積もりについて、いくつか確認したい点があります。 合計金額の内訳と、オプション費用の有無について教えてください。 相手：海外取引先の担当者（担当者名不明） 文体：丁寧で落ち着いたトーン 目的：見積内容についての質問 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Question Regarding the Quotation Received on September 2 |
|---|
| Dear Sales Team, I am writing to ask a few questions regarding the quotation we received on September 2. Could you please provide a breakdown of the total cost and let us know whether any optional fees are included? Thank you for your assistance Best regards, Yuki Tanaka Project Manager |
担当者名が分からない場合は、 “Dear Sales Team,” など、立場を想定した宛名を使うと失礼になりません。
見積もり確認などの実務メールでは、堅すぎない “Best regards,” がよく使われます。
件名：見積内容についての確認
ご担当者様
9/2にお送りいただいた見積もりについて、いくつか確認したい点がございます。合計金額の内訳と、オプション費用が含まれているかどうかを教えていただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー
5. 依頼をやんわり断りたい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 ご連絡ありがとうございます。 今回はスケジュールの都合により、依頼をお受けすることができません。 また別の機会があれば、ぜひご相談ください。 相手：海外の取引先の担当者（担当者名不明） 文体：丁寧で失礼にならない 目的：依頼をやんわり断る |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Thank You for Your Inquiry |
|---|
| Hello, Thank you very much for reaching out. Unfortunately, due to our current schedule, we are unable to take on this request at this time. We would be happy to discuss potential opportunities in the future. Thank you for your understanding. Best regards, Yuki Tanaka Project Manager |
依頼を断る場面では、結論をぼかさず伝えつつ、トーンをやわらかくしましょう。
否定的な印象を和らげるために、“Unfortunately” や “at this time” を使うと、自然で角の立たない表現になります。
担当者や部署名が不明な時は、宛名を省略して”Hello,”から書き始めて問題ありません。
件名：お問い合わせありがとうございます
ご担当者様
このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。
恐れ入りますが、現在のスケジュールの都合により、今回はご依頼をお受けすることができません。また別の機会がございましたら、ぜひご相談ください。
何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー
6. ミスについてお詫びしたい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 こちらの手違いで、誤った資料をお送りしてしまいました。 正しい資料を改めてお送りしますので、ご確認ください。 ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 相手：海外の取引先のMr. Lee（継続的にやり取りしている） 文体：丁寧で誠実 目的：ミスについての謝罪と訂正 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Apology for Sending the Incorrect Document |
|---|
| Dear Mr. Lee, I apologize for sending you the incorrect document earlier due to an error on our side. Please find the correct document attached to this email. I sincerely apologize for any inconvenience this may have caused. Best regards, Yuki Tanaka Project Manager |
英文では、日本語のように前置きや謝罪表現を重ねると、かえって責任逃れや不自然な印象を与えることがあります。
よって、英語で謝罪文を作成する時は、次の点に注意しましょう。
- 冒頭でミスがあった事実を簡潔に伝える
- 主語を明確にし、「こちら側のミス」であることをはっきり示す
- すでに取った対応や、次の行動をセットで伝える
ミスの内容によっては、最後に“Please let me know if you have any questions.”（なにかご質問があればお知らせください。）などの一文を添えると、相手が次の行動を取りやすくなります。
件名：資料送付に関するお詫び
Lee様
こちらの手違いにより、誤った資料をお送りしてしまい、申し訳ございません。正しい資料を改めてお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー
7. クレームに対して冷静に返信したい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 ご指摘ありがとうございます。 内容を確認したところ、こちらの対応に不備がありました。 状況を改善するため、現在対応を進めています。 進捗があり次第、改めてご連絡いたします。 相手：海外の取引先のMr. Lee（継続的にやり取りしている） 文体：冷静で丁寧 目的：クレームへの対応と状況説明 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Thank You for Your Feedback |
|---|
| Dear Mr. Lee, Thank you for bringing this matter to our attention. After reviewing the situation, we identified an issue in our handling. We are currently taking steps to address the matter and prevent it from happening again. We will update you as soon as there is further progress. Best regards, Yuki Tanaka Project Manager |
日本語でクレーム対応の文章を作ると、「大変申し訳ございません」「心よりお詫び申し上げます」など、謝罪を重ねがちです。
これをそのまま英語にすると、感情的または過剰な謝罪に受け取られることがあります。
英文では、落ち着いたトーンで事実と次の行動を簡潔に伝え、信頼関係を保ちましょう。
件名：ご指摘への対応について
Lee様
ご指摘いただき、ありがとうございます。
内容を確認したところ、弊社の対応に問題があることが分かりました。現在、是正対応を進めており、再発防止に向けた対策も講じています。
進捗があり次第、改めてご連絡いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー
8. 提案メールを送りたい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 現在の進め方について、1つご提案があります。 コストと作業時間の削減につながる可能性があるため、ご検討いただきたい。 相手：海外の取引先のMr. Carter（継続的にやり取りしている） 文体：丁寧だが押しつけがましくない 目的：業務改善の提案 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: A Proposal Regarding Our Current Process |
|---|
| Dear Mr. Carter, I would like to share a proposal regarding our current process. It may help reduce both costs and work time, and I would appreciate it if you could take a look. Please feel free to let me know if you have any questions. Best regards, Yuki Tanaka Project Manager |
提案メールでは、効果を断定せず ”may help…” を使いましょう。
「可能性としての提案」であることを示し、相手に判断の余地を残せます。
また、”I would appreciate it if you could ～” を用いると、「ご検討いただけたらありがたい」という控えめでていねいな姿勢が伝わります。
件名：現在の進め方についてのご提案
Carter様
現在の進め方について、1点ご提案がございます。コストや作業時間の削減につながる可能性があるため、一度ご検討いただけますと幸いです。
ご不明な点や、もう少し詳しく話したほうがよろしければ、お知らせください。
田中ユキ
プロジェクトマネージャー
9. 面接・選考結果について連絡する時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 面接にお時間をいただき、ありがとうございました。 選考の結果、今回は見送らせていただくことになりました。 今後のご活躍をお祈りしています。 相手：海外の応募者のMs. Williams（面接実施済み） 文体：丁寧で配慮のある 目的：選考結果（不採用）の連絡 |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Interview Outcome |
|---|
| Dear Ms. Williams, Thank you very much for taking the time to speak with us and for your interest in the position. After careful consideration, we regret to inform you that we will not be moving forward with your application at this time. We truly appreciate the effort you put into the interview process and wish you every success in your future endeavors. Thank you again for your interest in our company. Sincerely, Yuki Tanaka Hiring Manager |
日本語で不採用を伝える場合は、「ご希望に沿わない結果となりました」など、表現をやわらかくして間接的に伝えるのが一般的です。
一方、英文では “We regret to inform you that …” を用いて、結果を早めに明示し、そのうえで感謝や配慮を簡潔に添えるのが基本です。
結びの言葉は、選考結果という改まった内容にふさわしい“Sincerely,” を使うと、丁寧で落ち着いた印象になります。
件名：面接結果のご連絡
Williams様
先日はお忙しい中、面接にお時間をいただき、ありがとうございました。慎重に選考した結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
このたびはご応募いただき、誠にありがとうございました。
今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
田中ユキ
採用担当
10. お礼だけを簡潔に伝えたい時
日本語プロンプト例
| 以下の日本語を英語のビジネスメールにしてください。 打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 とても有意義な時間でした。 今後ともよろしくお願いいたします。 相手：海外の取引先のMs. Adams（継続的にやり取りしている） 文体：丁寧だが親しみを込める 目的：お礼のみを伝える |
（例）AIで生成されたメール
| Subject: Thank You for the Meeting |
|---|
| Dear Ms. Adams, Thank you very much for taking the time to meet with me. I found our discussion very productive and look forward to working with you going forward. Kind regards, Yuki Tanaka |
お礼だけを伝えるメールでは、用件を広げすぎず、2～3文で完結させましょう。
親しい間柄や継続的にやり取りしている相手であれば、結びの言葉に “Kind regards,” を使うことで、丁寧さと親しみのバランスが取れた印象になります。
件名：お打ち合わせのお礼
Adams 様
本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。大変有意義なお話ができ、今後ご一緒にお仕事できることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
田中ユキ
まとめ：英語のビジネスメールは、AIと人の役割分担がカギ
英文メールを作成する時は、「人が判断すべきこと」と「AIに任せること」を明確に分けましょう。
すべてをAIに任せてしまうと、意図のズレや配慮不足が起こりやすくなるからです。
人が担うべきなのは、次のような判断です。
- 相手との関係性や立場を整理する
- 伝えたい意図や配慮ポイントを日本語で明確にする
- 生成された英文が、ビジネス上ふさわしいかを最終確認する
こうした判断は、人にしかできない重要な役割です。
まずは身近なメール1通から、この記事で紹介した5つのステップを使って、AIでの英文作成にトライしてみてください。
| 海外の取引先相手に対してスムーズに電話対応したい方は、以下の記事をご覧ください。 英語の電話対応マニュアル！初心者でも今日から使える厳選15フレーズ |