英語圏の会社からの電話に出る時「英語を聞き取れるかな」「失礼な対応をしてしまったらどうしよう」と不安になる人も多いでしょう。
しかし、電話に出てから担当者へ取り次ぐまでに使う表現は、シンプルなフレーズだけで十分です。
定番のフレーズを覚えておけば、いつ電話がかかってきても落ち着いて対応できるようになるでしょう。
この記事では、ビジネスでの電話対応でよく使う定番フレーズ15選と、実際の会話の流れでの使い方をわかりやすく紹介します。
自信をもって電話に出られるよう、一緒に準備していきましょう。
電話の受け答えの定番フレーズ10選
英語での電話対応で、実際に使う表現はそれほど多くありません。
ここでは「これだけ覚えておけば安心」の定番フレーズを10個にしぼって紹介します。
1.「お電話ありがとうございます。」
英語のビジネス電話では、最初に “Hello.”（もしもし。）と言う必要はありません。
最初の一言は、以下の表現が定番です。
Thank you for calling. How may I help you?
(お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか)
＼音声を聞く／
2.「〇〇会社の〇〇です。」
こちらの会社名と名前をはっきりと名乗りましょう。
This is Tanaka from Toiguru English Company.
(トイグルイングリッシュ会社の田中です。)
＼音声を聞く／
3.「お名前を教えてください。」
相手が名乗っていない場合は、ていねいな聞き方で名前を確認しましょう。
May I have your name, please?
(お名前を教えていただけますか？)
＼音声を聞く／
相手の名前が聞き取れなかった時は、”I’m sorry, may I have your name again, please?”と、”again”（もう一度）を使って確認しましょう。
4.「おつなぎいたします。」
担当者に電話を取り次ぐ時は、次の表現がもっともよく使われます。
I’ll put you through.
(おつなぎいたします。)
＼音声を聞く／
5.「少々お待ちいただけますか？」
確認作業や担当者を探す際に「少し待ってほしい」時は、以下のようにていねいに伝えましょう。
Could you hold on for a moment?
(少々お待ちいただけますか？)
＼音声を聞く／
6.「ただいま席を外しております。」
担当者が不在の場合は、以下の表現で状況をシンプルに伝えましょう。
He is away from his desk right now.
(ただいま席を外しております。)
＼音声を聞く／
7.「こちらからかけ直します。」
担当者が折り返す場合は、”give〜 a call back”（〜に電話をかけ直す）を使って伝えましょう。
He’ll give you a call back.
(こちらからご連絡いたします。)
＼音声を聞く／
8.「電話番号を教えてください。」
担当者が不在で折り返しの連絡が必要な場合は、相手の電話番号をていねいに確認しましょう。
May I have your phone number, please?
(お電話番号を教えていただけますか？)
＼音声を聞く／
9.「少しゆっくり話してもらえますか？」
相手の英語が速くて聞き取れない時は、”slowly”（ゆっくり）を強調して以下のように伝えましょう。
Could you speak a little more slowly?
(少しゆっくり話していただけますか？)
＼音声を聞く／
10.「失礼いたします。」
ビジネスシーンで電話を切る時は、次の表現が自然です。
Have a nice day.
(失礼いたします。)
＼音声を聞く／
電話を受ける時の基本的な会話例
ここまで紹介した10個のフレーズが実際の電話対応の中でどのように使われるのかを、会話の流れにそって確認しましょう。
ステップ1. 電話を取る
電話を取る時は、会社名と名前をはっきりと伝えましょう。
＼会話の例／
Thank you for calling. This is Tanaka from Toiguru English Company.
(お電話ありがとうございます。トイグルイングリッシュの田中です。)
How may I help you?
(どのようなご用件でしょうか？)
I’d like to speak to Ms. Suzuki.
(鈴木さんとお話したいのですが。)
＼音声を聞く／
ステップ2. 相手の名前を確認する
相手が名乗っていない場合は、会社名と名前を確認しましょう。
＼会話の例／
May I have your name, please?
(お名前を教えていただけますか？)
This is Brown from ABC Company.
(ABCカンパニーのブラウンです。)
＼音声を聞く／
相手が自分あてに電話をかけてきた時は、”Tanaka is speaking.” (田中がお話しています。)のように伝えましょう。
ステップ3. 担当者に取り次ぐ
担当者に電話をつなぐ時は、「少々お待ちください。」と一言添えましょう。
ビジネス英語では、社内の担当者でも “Ms./Mr.＋名字” をつけて呼ぶのが一般的です。
＼会話の例／
I’ll put you through to Ms. Suzuki. Could you hold on for a moment?
(鈴木におつなぎいたします。少々お待ちいただけますか？)
Sure.
(お願いします。)
＼音声を聞く／
内線は”extension”という単語を使います。内線番号を伝える時は”extension 123″のように言います。
ステップ4. 担当者が不在時の対応をする
担当者が席を外している場合は、状況を伝えたうえで、次にどうするかを確認します。
＼会話の例／
I’m sorry, she is away from her desk right now.
(申し訳ございません、ただいま席を外しております。)
She’ll give you a call back.
(戻り次第、かけ直します。)
Thank you.
(ありがとうございます。)
＼音声を聞く／
担当者の不在時に伝言を依頼されて、内容が複雑だったり聞き取れなかったりするケースがあります。
その時は、メールで送ってもらうようお願いしましょう。
Could you please send the details by email?
(詳細をメールでお送りいただけますか？)
ステップ5. 電話を切る
用件がすべて終わったら、最後に相手へお礼を一言添えましょう。
＼会話の例／
Thank you for calling. Have a nice day.
(お電話ありがとうございました。失礼いたします。)
You too. Goodbye.
(あなたも。失礼します。)
＼音声を聞く／
電話対応で困った時に役立つフレーズ5選
電話は相手の表情が見えない分、「聞き取れない」「伝わらない」という不安が生まれがちです。
しかし、ここで紹介するシンプルなフレーズを知っていれば、落ち着いて対応できます。
1. 聞き取れなかった時
用件をうまく聞き取れない時は、以下のフレーズを使いましょう。
“again”（もう一度） をはっきり言うと、より伝わりやすくなります。
Could you say that again, please?
(もう一度お願いできますか？)
＼音声を聞く／
2. 声が遠くて聞こえない時
回線が弱かったり雑音が入ったりして、相手の声が聞こえづらい時に使えるフレーズです。
“the line”（回線） を主語にすることで、相手を責めずにていねいに伝えられます。
I’m sorry, the line is a bit unclear.
(申し訳ありません、少し聞こえづらいです。)
＼音声を聞く／
3. 相手の名前のつづりを確認したい時
電話では、相手の名前が聞き取りづらいケースもあります。
あとで担当者に確実に伝えるためにも、スペルを確認しておきましょう。
Could you spell your name, please?
(お名前のつづりを教えていただけますか？)
＼音声を聞く／
4. 内容をすぐに判断できない時
その場で答えられない場合や、社内で確認が必要な時に使える表現です。
Let me check that.
(確認いたします。)
＼音声を聞く／
5. 担当者がいつ戻ってくるのかわからない時
担当者の戻り時間が不明な場合は、無理に答えず、ていねいに状況を伝えましょう。
I’m not sure when she will be back.
(いつ戻るかはわかりかねます。)
＼音声を聞く／
“She’ll get back to you as soon as possible.” (戻り次第、こちらからご連絡いたします。)と添えると、できるだけ早く対応する意思が伝わります。
まとめ：電話対応はシンプルなフレーズで対応できる！
英語での電話対応は、毎回使われる表現はほぼ決まっています。
この記事で紹介した15のフレーズを押さえておけば、どんな場面でも落ち着いて対応できるようになります。
あとは実際の電話で、少しずつ慣れていくだけです。
まずは、基本フレーズ10選から少しずつ声に出して練習して、自信をつけていきましょう。
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